Сотрудник уходит: как передать рабочие доступы и ничего не потерять

Последний рабочий день закончился, а завтра выясняется: домен оформлен на почту сотрудника, код входа в рекламный кабинет приходит на его телефон, а договоры лежат в личном облаке. Проблема не в одном забытом пароле. Компании нужно сохранить рабочие данные и передать управление сервисами без потери доступа.

Составьте список не только из почты и компьютера

Начните с того, где человек работал от имени компании. Почта, CRM, облачные папки и бухгалтерия обычно вспоминаются сразу. Домен, хостинг, телефония, резервное копирование, соцсети и кабинет поставщика - уже не всегда. У каждого пункта нужны ответственный и способ передачи.

• Где учётная запись принадлежит компании, а где использована личная почта?
• Есть ли у компании второй администратор с проверенным входом?
• На чей телефон приходят коды, где хранятся резервные коды и аппаратные ключи?
• Какие файлы, календари, автоматизации и общие папки принадлежат этой учётной записи?
• Какие внешние сервисы подключены через её разрешения или API-ключи?

Передать права лучше, чем передать пароль

Если сервис поддерживает роли, добавьте нового ответственного с его собственной рабочей учётной записью. Передайте владение и убедитесь, что он действительно может войти и управлять нужным разделом. Только после этого убирайте прежние права. Общий пароль «для всего отдела» мешает понять, кто что изменил, и усложняет следующий уход сотрудника.

Особенно внимательно проверьте двухфакторную защиту и восстановление доступа. Новый администратор должен входить без участия прежнего сотрудника. Не достаточно просто увидеть его имя в списке пользователей, если подтверждение по-прежнему приходит на чужой телефон.

Сохраните данные до удаления учётной записи

Блокировка входа, снятие лицензии и удаление пользователя - разные действия. Их последствия зависят от сервиса. Где-то почту можно передать другому сотруднику, где-то нужно заранее экспортировать данные или сменить владельца файлов. Удалять всё сразу, а потом разбираться, что исчезло, - плохой порядок.

Для рабочих данных назначьте получателя и проверьте результат передачи: открываются ли файлы, доступны ли вложения, не остались ли папки только в разделе «Доступные мне». При копировании учитывайте ограничения сервиса: ссылки, права, история изменений и связанные автоматизации могут не перенестись вместе с файлами.

Личная почта и личное облако сотрудника не становятся корпоративными только потому, что там оказались рабочие документы. Согласуйте передачу нужных материалов с владельцем и ответственным в компании. Эта памятка про технический порядок, а не про право читать личную переписку или извлекать данные без разрешения.

Смена пароля не всегда завершает сеансы

В согласованный момент администратор блокирует рабочий вход и завершает активные сеансы штатными средствами сервиса. Отдельно проверяются мобильные приложения, почтовые клиенты, VPN, удалённый доступ и подключённые приложения. Уже выданные разрешения или ключи могут требовать отдельного отзыва.

Общие секреты, которые человек знал, тоже нужно пересмотреть: пароль Wi-Fi с доступом к внутренней сети, сервисные учётные записи, API-ключи. Менять всё без списка зависимостей опасно: можно остановить обмен данными или резервное копирование. Для каждого изменения назначьте время и проверку работающих интеграций.

Закройте задачу короткой проверкой

Новый ответственный входит в сервисы, рабочие данные доступны, прежняя учётная запись больше не даёт доступа, а оборудование и ключи учтены. Запишите, что передали, кому и когда. Такой список пригодится не для отчётности ради отчётности, а чтобы через месяц не искать владельца ещё одного забытого кабинета.

Для Microsoft 365 есть отдельные инструкции: закрытие доступа и завершение сеансов и передача почты и OneDrive. У других платформ порядок нужно сверять с их документацией.

×